碧桂園實踐用友電子會計檔案系統，推動財稅數智化變革

作為社會經濟交易中至關重要的環節，發票承載了多種功能。它不僅是供給雙方收付款的書面證明，財務收支的法定憑證，會計核算的原始依據，更是在數字經濟新環境下，承載產業鏈協同發展與數智化創新，擔任了提升全社會經營效益的重要使命。

2020年，增值稅專用電子發票在內地正式推行。作為新生事物，專票電子化也面臨著巨大的挑戰。尤其是當大量的紙質發票變成電子發票這種載體後，企業的受票能力嚴重不足。除此之外，在電子會計檔案和稅務檔案管理方面，不少企業也存在著嚴重的缺失。如果企業卻忽略了歸檔問題，當大量電子會計憑證接踵而來，勢必會對電子專票的推進帶來阻礙。

用友財務雲事業部總經理劉紅玥認為，目前，仍存在一定數量的企業對電子發票如何歸檔、保存是不清晰的，不少企業仍採用列印電子發票原始憑證的傳統方式，讓財稅數智化轉型受到重創。

隨著數智化的推進，企業內各個業務系統在產生大量數據的同時，也形成了不少重要的會計原始憑證。作為記錄和反映業務發展的重要依據，會計原始憑證的數量隨著業務類型的不斷增加而陡增。這對於持續穩步增長,保持行業領先水準的内地龍頭地產企業———碧桂園控股有限公司（簡稱“碧桂園”）來說，也是個棘手的問題。

據瞭解，由於碧桂園集團規模日益擴大，業務多元化創新加速，財務系統中產生的原始憑證數量不計其數，這給企業的會計檔案管理帶來了諸多不便。

• 首先，成本高。傳統的會計檔案管理模式在收集、管理、查閱等方面工作量繁重，不但佔用過多的人力資源，更是消耗了大量的物料耗材。
• 其次，效率低。人工歸檔的管理方式不僅耗費很多時間，在查詢調閱方面也影響了用戶高效運作，降低工作效率。
• 再者，安全隱患高。傳統紙質檔案在存儲和保管上易造成破壞，在借閱後也無法及時跟蹤閉環，這嚴重威脅著檔案的安全。
• 最後，利用受限。受到原始憑證調動困難的客觀制約，企業在檔案信息共用和分析等方面嚴重受阻，這很大程度上影響了業務的開展。

隨著國家政策的大力引導以及行業趨勢的引領，結合內外部因素影響，碧桂園當機立斷，著手開始籌備電子會計檔案項目。而用友作為此次項目的產品提供方和實施方，攜碧桂園項目組一起，為系統的順利上線保駕護航。

2016年，隨著電子發票的落地，用友電子會計檔案系統應運而生。針對於企業發票報銷、歸檔、審計、稽查等管理需求，它幫助企業實現了從會計資料接收、傳遞、存儲到利用的全流程無紙化管理，構建出全生命週期的會計電子檔案管理藍圖，並充分利用會計核算信息系統數據，實現電子會計檔案自動分類歸檔，助力企業實踐以數據為基礎的檔案管理轉型升級。

同時，在電子會計檔案調閱的過程中，用友電子會計檔案系統可以最大限度減少工作人員查閱量，提高工作效率，強化管理，在支持業財稅金檔一體化的同時，極大的改善會計檔案管理水準。這與碧桂園的需求不謀而合。

在項目前期規劃中，碧桂園結合自身業務特點與用友產品的優勢，計畫通過兩步走策略完成系統整體上線。第一步，在惠州大區做系統試點上線；第二步，將系統推廣至全集團的地產業務單元。同時，他們提出了相應的業務目標，即通過電子會計檔案管理系統的打造，實現與財務系統、影像系統的集成，在滿足集團業務發展的前提下，打造電子會計資料從接收、傳遞、存儲到利用的全流程無紙化管理。

在此基礎之上，碧桂園還計畫通過數據分析和挖掘，實現會計檔案的高度共用和多維度利用，以減輕工作人員查閱量，提升數據分析品質，提高工作效率，強化企業管理，從而達到整體提升會計檔案的管理水準的效果。

同時，結合會計核算系統的數據，他們希望實現電子會計檔案分級管理，實現檔案自動分類歸檔，並集成多硬體採集設備，保證會計資料的完整性。

此外，碧桂園希望加強會計檔案的安全性和合規性，在滿足調閱者方便查閱的同時，逐步形成安全規範的電子會計檔案調閱管理流程，確保數據安全保密。

而為了應對企業在稅務管理方面的需求，他們計畫將電子會計檔案系統的部署經驗擴展至稅務模組，滿足稅務業務資料的上傳、傳閱需求，形成統一規劃的集團級稅務檔案管理平台，以賦能企業的稅務數智化轉型。

為此，雙方一拍即合，制定了詳盡的業務流程規劃，以財務核算系統、業務系統、稅務管理系統為核心，為企業電子會計檔案管理全流程提供數智化支撐。

在電子檔案管理規範上，碧桂園劃分了四大領域：憑證、賬簿、報表及其他，以及憑證的5個子領域、64個二級流程和300餘個三級流程。在歸檔內容上，他們按照國家會計政策要求及業務流程規範梳理檔案歸檔要求，形成全集團統一的電子會計檔案管理規範。

從2019年8月開始需求梳理，到9月系統開發測試，數據切換確認，再到10月系統功能完善，以及12月的全國推廣、驗收，僅四個月的時間，雙方項目組就完成了系統的交付上線，可謂一氣呵成。

提及項目的亮點，用友公司認為，碧桂園電子會計檔案系統除了在高效率和低成本方面體現了絕對優勢外，在會計檔案原始性和完整性保障、存儲和傳輸的安全性、防洩漏和防篡改，以及身份認證等環節都得到了徹底的提升。

尤其是在安全保證方面，通過分級許可權管理、統一身份認證、數字證書驗證等，實現了系統應用安全；通過容災保護、存儲庫加密、電子簽證等，實現了數據安全；遵照企業文檔安全規定和國家對於檔案網絡安全的要求，實現了網絡安全，從而確保系統萬無一失。

會計檔案歸檔是滿足企業管理的需求，而合理利用才能為未來的業務發展指明方向。借助數據倉庫、數據推演、AI等技術，企業在合規性審計、按項目分類查詢、歷史數據抽檢、稅務清算分析等諸多環節實現檔案再利用，這為碧桂園的經營決策、指標評測、風險預警等提供了無限可能。

客戶價值的實現，是對產品和服務最大的嘉獎。碧桂園用16字總結了電子會計檔案系統的價值：節約成本、高效利用、安全可靠和規避風險。這不僅是對用友的極大肯定，也是對自身業務變革，數智化轉型升級的鼓舞。

如今，加快數碼化發展，打造数字經濟新優勢，協同推進產業數碼化轉型成為經濟社會發展的重要推動力。

從消費互聯網到產業互聯網，集團型央企、大中型傳統企業乘勢而上，大力推進數碼化轉型、智能化升級，積極變革企業的產品模式、業務模式和管理模式。其中，稅務數智化作為突破口之一，正引領著企業變革實現從量變到質變的過程。

從支撐業務流程到管理價值的提升，從滿足企業合規到稅務共用價值的實現，從企業數智化轉型到智能財稅的構建，在這個過程中，用友稅務雲穩步前進。 

 作為全國性稅務服務平台，用友稅務雲解決了企業營運中面臨的發票管理、稅金核算、納稅申報、風險管控等方面的難題，助力企業全方位實現業財稅金檔一體化的數智化管理。而它的核心優勢也較為突出。

首先，基於YonBIP商業創新平台打造的稅務雲是以數據為驅動的，它不僅打通了業務與稅務、連接了財務與稅務，同時打破了企業內的信息孤島，實現數據連通和共用，更是結合智能化的技術，滿足企業在發票自動識別、自動查驗防重、報銷入賬控制、進銷項發票數據智能歸類等創新場景。

其次，用友稅務雲建立了廣泛的社會化連接，在加強企業稅務管理的同時向產業鏈上下游延展，助力上下游企業協同創新。

第三，具備一體化平台優勢的用友稅務雲，覆蓋企業在稅務方面的全生命週期管理，包含電子發票服務、進銷項發票服務、稅務計算與申報、稅務分析與規劃和稅務風險管控等各類型服務，完整的將企業業財稅金檔“融會貫通”。

得益於ERP時代的積累，用友公司以業務視角著眼於企業稅務管理，深入理解業財稅金檔一體化融合和產業鏈營運，也由此構建了核心競爭力的壁壘。

而未來，用友將如何在引領行業發展的同時，繼續創新稅務管理場景，拉通最新技術與企業的實際需求，值得我們期待。