智能費用報銷，企業的省錢利器

差旅及費用管理作為幫助企業的“省錢利器”，已為越來越多企業所重視。差旅及費用管理包括企業員工的差旅、用餐、福利、借還款等對私報銷，以及企業自身的行政、會議、營銷等對公報銷。

 費用報銷看起來業務簡單，是每個企業的日常工作，然而背後蘊含著複雜的管理思維和系統邏輯，包括企業預算管理、標準控制、稅務、核算、資金、檔案管理等及流程上的控制。長期以來，企業的費用報銷流程複雜、冗長，問題層出不窮，比如員工報銷週期長、財務審核累、領導審批煩等等⋯⋯ 

 “在疫情、政策、通貨膨脹等因素下，人工成本上升得非常高，所以在費用處理尤其在報銷這個環節，如果還是耗費大量人力手工處理的話，其實對於任何企業都沒有意義。”

 作為擁有17年以上的管理諮詢經驗的資深從業者，德勤中國合夥人姚承懿深知差旅及費用管理服務的數智化轉型迫在眉睫，“無論是在中國還是全世界範圍內，這都成為一個必然趨勢。”

 的確，差旅及費用管理的數智化，除了能提升填報人的報銷效率，同時能幫助審核者識別、規避各種違規行為。

如何解決這些問題，用友從費用解決方案到產品實現上，綜合了近600萬家企業的需求，打通了從解決方案到產品完整的鏈路，從差旅、費用報銷、差旅報銷、對公報銷、預付款、借還款等多業務場景中置入了大量的智能應用，實現差旅成本可控、合規管理，輔助差旅決策，改善員工差旅體驗，讓企業在業務高速增長過程中輕裝上陣，無後顧之憂。

智能費用報銷主要流程主要分智慧差旅，智能採集、智能驗證、智能報銷、智能收單、智能核銷、智能審核、智能核算、智能結算、自動歸檔。

費用報銷十大智能“黑科技”

01

智慧差旅

企業員工出差時，將行程與住宿等申請信息與差旅服務連接，用友差旅服務聚合機票、酒店、出行等多方資源，實現企業員工商務出行從差旅申請、票務預訂、報銷的事前、事中、事後完整信息流。

員工在出差申請過程中，通過內部報銷系統直接連接TMC系統，完成差旅預定，在預定過程中，引用企業的差旅標準控制，對出差行程時間，交通工具與標準、住宿標準及其他消費標準進行控制，將管理重心前移，通過系統控制將差旅超標行為進行智能控制，杜絕不合理的超標支出。

02

智能採集

企業員工在報銷過程中，最繁瑣的事項之一就是貼票，整理票據。

在新的數字化技術背景下，OCR圖片識別、二維碼提取技術、OFD、PDF等電子票據採集或導入的技術，將發票類、票據類業務進行結構化採集與存儲，在後台分別記錄發票信息和票據明細，對非結構化單據（如住宿水單、海外invoice）。

通過模板定義後，AI機器逐步學習後識別提取結構化發票，在採集後的存儲校驗過程中，以“發票號碼+發票代碼”進行智能化唯一性校驗，避免數據重複採集，重複報銷。

03

智能驗證

票據驗證主要是將採集的發票信息與內地稅務局金稅系統進行對接，完成票據的真偽驗證，用友智能費用報銷服務對真偽，重複，連號等場景提供驗證能力，同時，結合進項稅抵扣規則，將進項稅轉出，提供轉出服務，財務人員在月底，對已驗證的票據進行認證與抵扣。

04

智能報銷

用戶在採集完發票後，可以根據發票信息、票據明細與生成規則進行報銷類數據，如費用規則與賬單規則、申請規則、抵扣規則、分攤規則、核銷規則等，而對應的報銷基本信息則由報銷人、制單人關聯數據智能獲取，如報銷人組織、入賬組織、支付組織、收款人、收款賬戶等。

通過智能規則配置後，可將境內發票與境外的invoice的結構化數據，合併或拆分的方式生成報銷數據，減少人工填寫，核對誤差，同時，在智能填報過程中，將稅務信息，申請信息，核銷信息、分攤信息全部按既定的規則進入不同的業務維度，減少人工二次干預的便捷性。

05

智能審核

智能審核是對業務的報銷數據進行智能化的校驗，在業務發起、業務審批、財務審核、出納支付、質量稽核環節進行審核，審核過程中，基於系統數據，影像數據、附件數據、發票數據、關聯的數據可以通過智能引擎去來判斷，如開票信息與系統數據的一致性，火車、飛機票據明細如姓名與系統數據報銷人的一致性，住宿水單姓名與系統數據的一致性等。

用友費用管理系統預置了近200多項常規的智能審核引擎規則，給報銷人，業務審批人、財務審核人及出納人員、質量運營監控人員提供更多的便捷的審核，節省大量的時間，減少人為審核誤差。

06

智能核銷

用戶在報銷過程中，如有預付款或借款未清理，系統會根據規則對未清款項進行提醒，可按企業管理模式，靈活的配置核銷方式，如強制核銷、柔性提醒等。

在核銷過程中，針對集團性公司跨組織核銷、跨法人核銷，跨幣種、跨期間核銷等場景，都具備完整的系統解決方案，如跨核算主體核銷過程中，自動記錄雙方核算主體往來科目，在跨幣種核銷過程中，對幣種匯率產生的匯兌損益進行智能化處理等。

07

智能收單

報銷人審批完的報銷數據，實物單據轉交給財務人員，財務人員需核對實物票據與電子數據的一致性，如果人工二次核對，則大大降低財務人員工作效率，用友提供智能收單硬件機器人和二次掃描收單稽核服務，財務通過二次掃描，將實物單據的結構化數據與單據關聯的結構化數據進行比對，如一致，則記錄標識，如不一致，則反饋不一致信息，減少財務人員人工二次核對與校驗，提高財務人員實物單據簽收與核對效率。

08

智能核算

用戶通過採集與規則生成的數據，記錄了大量的業務信息與財務信息，如報銷人組織，入賬組織、承擔部門、報銷經濟業務事項等，結算方式，結算賬戶等，在核算上，可按企業的實際情況在各個環節完成核算，如

以支付結果為核算生成條件；

以審核結果+支付結果為核算生成條件；

以審核結果+出納確認結果+支付結果為核算生成條件；

09

智能結算

報銷業務在經過業務審批、財務審核完畢後，進入結算支付環節，企業在支付時，根據資金統籌安排，進行資金付款排程與安排，對報銷對應的結算請求，進行結算方式或結算批次的修改，如金額拆分與合併，結算方式與結算賬戶的調整，如遇到重大風險，可進行緊急智能停付等。

10

自動歸檔

費用報銷業務所關聯的檔案，在報銷過程中，已經將原始的票據信息全面採集，在歸檔時，根據業務類型，可自動將報銷信息、發票信息、上游數據信息、審批信息、附件信息、核算憑證數據信息、回單信息自動一鍵歸檔。